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發佈時間:2015-09-09 00:00本文來源: 院長辦公室

一、院長辦公室職責

       院長辦公室是全院綜合辦事與協調的行政機構,是行政工作的樞紐,其主要職能是參與政務、管理事務、行政督辦和搞好服務、對外聯絡,起着承上啓下、聯繫左右、溝通內外的作用。是醫院的主要窗口部門之一。下設:文印室、電話室、檔案室、收發室四個班組。

       (一)貫徹執行上級如國家衛生部、省委、省政府、省衛生廳等的指示和決定,負責佈置、督辦、檢查執行情況並催辦落實。

       (二)深入科室,開展調查研究,蒐集有關醫院管理和醫療工作的信息,及時向院領導反映情況,協同處、科室向領導提出醫院發展規劃的建議,主動做好院領導的參謀助手。

       (三)會議管理。參加院長辦公會並編髮會議紀要;根據院長辦公會議的決定,發出決定通知書;督辦、協調院長辦公會決策事項,特別是一些需要多科協作完成的事項。負責其他全院性行政會議管理,做好會議記錄,編髮會議紀要。

       (四)公文處理。負責全院公文的登記、批辦、轉送、催辦、歸檔和保密工作;負責起草全院綜合性的行政工作計劃、總結、報告、決定等;協助院長組織有關部門制訂醫院發展規劃、各項規章制度。負責審覈、印發以省醫科院•省醫院名義發出的行政公文。負責收集信息,編髮相關簡報。完成上級有關部門《年鑑》的組稿工作。編髮醫院《大事記》等。

       (五)綜合協調。按院領導要求協調全院重大活動、牽頭辦理院領導指定的重要事項。負責院領導辦公區辦公用品、設施、設備的配備與管理。協助處理川港康復中心建設項目與培訓項目相關事務。

       (六)績效管理工作。按衛生廳要求下達績效管理任務,牽頭接受衛生廳考覈。

       (七)負責院務公開中向社會患者公開部分的牽頭工作。

       (八)來信來訪。牽頭負責院內職工信訪接待,負責院長信箱事務管理。對來信來訪中提出的重要問題和建議及時向院領導報告,負責或督促相關部門對來信來訪者提出的問題做出答覆。

       (九)院總值班管理。院總值班負責處理非辦公時間的醫務、行政和臨時事務。

       (十)印章管理。負責醫院印章、院長印章及各部門印章的刻制、發放、管理工作;開具對外行政介紹信及證明。

       (十一)通信管理。負責全院公務信件的投遞。公務信箱設在辦公樓一樓。

       (十二)文印管理。主要是全院公文印發,部門、科室資料的複印等工作。文印室設在行政樓九樓。

       (十三)檔案管理。貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和規定,負責全院綜合類檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。負責對全院兼職檔案工作人員的業務培訓。檔案室設在行政樓九樓。

       (十四)通訊管理。負責全院電話的配置、維護、號碼查詢等工作。院電話總機班設在行政樓九樓。

       (十五)報刊、雜誌收發管理。負責全院報刊、雜誌的收訂和發放工作。收發室設在醫院大門右側。

       (十六)依法執業。負責醫院《法人證書》、《機構代碼證》、《醫療執業許可證》等重要證件的送審、年檢、校驗等工作。

       (十七)負責“三無”人員相關聯繫及處理工作。

       (十八)其它工作。負責全院與上級機關、兄弟單位的工作聯繫、接待工作;院紅十字會、全國醫科院協會的祕書工作;以及院領導臨時交辦的其他工作。


二、院長辦公室工作制度

       (一)院長辦公室接受院長和分管副院長的領導,執行院長辦公室工作職能、高效優質完成上級和醫院下達的各項任務。

       (二)認真貫徹執行黨和國家各項方針政策和醫院的各項規章制度,遵紀守法,廉潔奉公。

       (三)熱情服務,着裝整潔,佩戴胸牌,言行得體,保持良好的窗口形象。

       (四)做好院內外以及院內上下各級部門情況勾通,積極協調各方面工作。

       (五)做好來訪、參觀等接待工作,做到安排周密、妥當、熱情。

       (六)辦理全院性會務,堅持勤儉節約辦會原則。

       (七)辦理文件的打印裝訂工作,做到準確及時、字跡清楚,無特殊情況不得拖延。

       (八)做好全院文書檔案的收集、整理、立卷存檔工作,執行保密制度。

       (九)嚴格執行印章管理制度,不得違規使用醫院及院領導印鑑。

       (十)負責檔案室、電話總機室、文印室、收發室及院內通訊管理,確保各班組工作正常運轉。

       (十一)及時處理信訪,做到有登記,有結果,不積壓,不拖延,重大問題及時向領導報告。

       (十二)院領導交辦的臨時性工作要儘快完成並隨時彙報。

       (十三)執行醫院安全消防制度。


三、院長辦公室安全管理制度

       (一)爲加強辦公室安全管理,維護良好辦公秩序,按照“誰使用,誰負責”的原則,制訂本制度。

       (二)辦公室主任是部門安全管理工作第一責任人,辦公室副主任具體分管;各班組組長是各班組安全管理第一責任人;八樓辦公室安全責任人由主任指定。

       (三)辦公室工作人員上班需按要求佩戴工作證,非因工作關係,員工不得在辦公室深夜逗留;不得留與工作無關人員長時間在辦公室。

       (四)用電安全。不私自使用大容量電器;充電器嚴禁長時間插在電源上;全體員工都有責任在下班或放假期間將自己座位或附近的門、窗、空調、照明及電腦電源開關等及時關閉,以確保安全及節約能源;一旦發現電器或線路故障立即做好應急處理並及時向有關部門報告。

       (五)鑰匙管理。辦公室鑰匙由辦公室祕書負責保管,個人不得私自拿鑰匙進出領導辦公室,因工作需要量而院領導不在辦公室時,需2人一起進出;辦會部門借用會議室鑰匙,需督促及時歸還。

       (六)環境安全。保持工作環境及通道乾淨、整齊,不得隨意亂放物品;辦公室內禁止吸菸。發現一次扣績效50元。

       (七)消防安全。辦公室已配置防火設備,員工要熟悉消防設備使用方法,發現火災隱情,立即消除或報告保衛部。火警電話:119;保衛部:3272、3262。

       (八)文件及電腦安全 。

       1.文件收發管理按醫院《公文處理實施細則》執行。

       2.OA系統的登陸密碼只限指定的操作人員使用,不得對外泄漏。

       3.使用電腦過程中,不得隨意下載、打開來歷不明的軟件或郵件,不瀏覽與工作無關的網站,防止電腦病毒傳播;長時間離開座位,應退出當前操作系統,設置成爲屏幕保護、待機或關機狀態。

       4.重要文件及有保密要求的文件應加安全密碼保護。

       (九) 突發事件的預防及處置。

       1.組織學習醫院突發事件處置預案,強化員工應急能力。

       2.辦公室負責人、特殊崗位(印章管理、電話班管理)負責人手機必須保持24小時開機狀態,及時處理應急事務。

       3.發生突發、緊急事件,當值員工應該立即向所屬班組長和辦公室負責人報告;負責人接到事件報告後應根據事件類別及狀態,啓動應急機制。涉及跨部門、科室的事件,儘快通知有關部門負責人,進行補救措施或臨時處理,並及時將處理情況報告分管院領導。

       4.處理緊急事項時各位員工必須服從主任或主任指定的指揮人員調配,保證現場有專人負責,直至事件處理完畢。

       5.事後及時總結、分析,實施持續改進。

       (十)落實辦公室安全責任制。室內發現失盜案件或火災事故要查明原因,明確責任,並視情節輕重給予責任人相應處理。

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